Der ultimative Guide

Die perfekte Hochzeitslocation finden

Hochzeitslocation Guide

 

Eure Location

Hier geht es um euch. Natürlich würden wir uns freuen, wenn ihr euch für das Seehotel Töpferhaus entscheidet und bei uns ausgiebig und fröhlich feiert. Wichtiger noch ist aber, dass ihr die Location findet, die perfekt zu euch passt. Wenn wir das sind, wunderbar. Wenn nicht, dann möchten wir euch helfen, den zu eurer Feier am besten passenden Ort zu finden. Und das am besten mit viel Freude und schnellem Erfolg.

Ganz in diesem Sinne haben wir diesen Guide für euch geschrieben.

Hier im Herzen Schleswig-Holsteins haben wir über 1.000 große und kleine Hochzeitsfeiern veranstaltet und einen großen Erfahrungsschatz aufgebaut. Allein im letzen Jahr haben uns 2.100 (!) Anfragen erreicht, welche alle innerhalb eines Tages beantwortet wurden. Da liegt es nahe, sich Gedanken zu machen, wie wir euch bei der Suche helfen können.

Herz oder Kopf? Bei der Entscheidung für eure Location zählt definitiv beides. Ihr müsst natürlich ein sehr gutes Gefühl haben, wenn ihr euch für eine Location entscheidet. Aber auch der Kopf kann ganz hilfreich sein. Hier findet ihr einiges an brain food für den kopfgesteuerten Teil eures Entscheidungsprozess.

 

Wann anfangen

Das ist regional sicherlich recht unterschiedlich.

Hier bei uns im Norden als Faustregel:

  • 1 - 1 ½ Jahre im Voraus, wenn eine Hochzeit mit Übernachtung vor Ort geplant ist
  • ½ - 1 Jahr im Voraus, wenn Übernachtungsmöglichkeiten keine Rolle spielen

Natürlich sind die Verfügbarkeiten der Locations größer, je früher man mit der Suche beginnt. Andererseits sind die Unwägbarkeiten für das Brautpaar bei so viel Vorlauf einfach auch größer. Und da dies ein absolut ehrlicher Ratgeber ist, dieser kleine Hinweis. Ihr könnt davon ausgehen, dass kein Frühbucherrabatt angewendet wird sondern wahrscheinlich ein Aufschlag für die Reservierung der Location mit mehr als 1 ½ Jahren Vorlauf. Gut gebuchte Locations wissen, dass sie jedes Datum verkaufen werden und kalkulieren bei sehr frühen Reservierungen ein erhöhte Stornierungswahrscheinlichkeit ein.

 

 

Womit anfangen

Die Suche wird viel zielführender und effizienter, wenn ihr wisst, wonach ihr sucht. Hier geht es nicht um die Feinheiten der geplanten Hochzeitsfeier, sondern um einige wenige Parameter:

  • In welcher Region soll die Feier stattfinden
  • In welchem Ambiente soll gefeiert werden: ländlich oder urban
  • Mit wem wird gefeiert, also wie viele Gäste werden teilnehmen
  • Welche Form der Trauung ist geplant – standesamtlich, frei oder kirchlich
  • Wird das Hochzeitsessen mittags oder abends stattfinden
  • Gehört eine Tanzfeier zum Programm
  • Für wie viele Gäste werden vor Ort Hotelzimmer benötigt

Wenn ihr diese 7 Punkte beantwortet, dann könnt ihr bereits sehr zielgerichtet suchen. Natürlich gibt es noch viele andere Entscheidungskriterien, aber für die erste Runde wird euch dieses Suchprofil sehr helfen.

Wenn ihr das Seehotel Töpferhaus als Beispiel nehmt, dann werdet ihr folgendes Angebotsprofil entdecken:

  • Zentral in Schleswig-Holstein gelegen, gut erreichbar aus Hamburg, Kiel und Flensburg
  • Ländlich, naturnah, am See, im Naturpark Hüttener Berge
  • Feiern im Saal und in Zelten möglich
  • Für Feiern mit bis zu 100 Gästen ausgelegt
  • Standesamtliche, freie und kirchlich Trauungen sind möglich
  • Mittag- und Abendessen sind möglich, sehr renommierte Küche
  • Ausgelegt für Feiern mit Tanz
  • Bis zu 40 Boutique Hotel Zimmer mit bis zu 90 Betten vor Ort

Nun könnt ihr recht einfach erkennen, ob das Seehotel Töpferhaus eure Anforderungen grundsätzlich erfüllen kann und eine Anfrage Sinn macht.

Bei guten Hochzeitslocations solltet ihr alle nötigen Informationen auf der eigenen website finden.

An dieser Stelle noch ein Tipp. Wenn ihr ganz bestimmte Anforderungen habt, wie zum Beispiel komplette Barrierefreiheit, Tanzfeier mit live Band oder 100% vegane Speisen, dann prüft gleich mit der ersten Anfrage, ob dies in der Hochzeitslocation möglich ist.

Im Seehotel Töpferhaus beispielsweise kann man barrierefrei in Zelten feiern aber leider nicht im Saal. Live Musik wiederum ist bis 19 Uhr möglich, zum Beispiel zur Trauung oder Empfang, danach geht es dann mit DJs weiter. Vegane Menüs und Buffets kocht die Küche des Seehotel Töpferhaus sehr gerne.

 

Geld oder Liebe?

Natürlich Liebe, aber das Budget ist vielleicht auch ein Punkt. Vielleicht sagt ihr jetzt, dass dies alles schön und gut ist, ihr aber zu allererst eine Vorstellung braucht, wie viel eure Hochzeitsfeier kosten wird und anschließend entscheidet, wie die Feier aussehen soll.

Vielleicht ist das Budget auch klarer definiert als der Umfang und die Gestaltung der Feier. Natürlich unterscheiden sich die Budgets und Vorstellungen enorm und wir können hier nicht alles abdecken.

Das Luxussegment nehmen wir einfach mal aus – in diesem Fall sind schöne Hochglanzmagazine die besseren Ratgeber und das Budget meist eine Nebensache.

"Kleine Feier"

Wenn ihr eine "kleine Hochzeitsfeier" plant, dann sprechen wir meist von einer Trauung, Empfang sowie Mittag- oder Abendessen. Hier lassen die Kosten sich recht einfach abschätzen:

  • Gebühren Standesamt 150 €
  • Trauzimmer und Möblierung (wenn nicht im Amtszimmer) 200 – 400 €
  • Empfang (1 Stunde, Getränke, ohne Fingerfood) 12 - 18 € pro Gast
  • Mittagessen (Buffet oder Menü) 40 – 60 € pro Gast
  • Abendessen (Buffet oder Menü) 50 – 70 € pro Gast
  • Getränkepauschale (alkoholfrei, Bier und Wein für 3 Stunden) 20 – 30 € pro Gast
  • Tischdekoration 40 – 60 € pro Tisch (8 Gäste)

Natürlich sind dies nur geschätzte Werte, welche von Location zu Location variieren. Der größte Posten wird in der Regel das Essen sein. Ihr wisst sicherlich recht genau, welche Speisen und Getränke ihr euch wünscht und kennt aus Restaurantbesuchen mögliche Qualitäts- und Preisniveaus. Obige Preise entsprechen denen des Seehotel Töpferhaus. Wenn ihr also auf hochwertiges Essen Wert legt, dann könnt ihr mit diesen Preisen im ländlichen Raum gut rechnen, in großen Städten liegen die Preise in vergleichbaren Locations mitunter deutlich höher.

Unser Tipp: Stellt euch euer Hochzeitsessen in eurem Lieblingsrestaurant aus der Speisekarte näherungsweise zusammen, schätzt wie viel getrunken wird und addiert alles auf. Dann habt ihr schon mal den größten Posten recht genau kalkuliert.

"Große Feier"

Wenn ihr eine "große Feier" bis in die Morgenstunden plant, dann ist die Kostenkalkulation etwas aufwändiger. Wir können euch aber auch hierfür ein recht gute Kalkulationsbasis mit an die Hand geben:

  • Gebühren Standesamt 150 €
  • Trauzimmer und Möblierung (wenn nicht im Amtszimmer) 200 – 400 €
  • Empfang ( ½ Stunde, Getränke) 7 - 13 € pro Gast
  • Nachmittag (2 – 3 Stunden, Getränke, Kuchen) 14 – 20 € pro Gast
  • Abendessen (Buffet oder Menü) 40 – 60 € pro Gast
  • Getränkepauschale (alkoholfrei, Bier und Wein für 8 Stunden) 40 – 60 € pro Gast
  • Long Drinks & Co. Pauschale (4 Stunden) 15 – 25 € pro Gast
  • Dekoration (Blumen, Kerzen & Co.) 10 – 20 € pro Gast
  • Raummiete, Möblierung & Service 25 – 40 € pro Gast
  • Optional: Profi Redner (für freie Trauung) ab 1.000 €
  • Profi Fotograf ab 1.200 €
  • Profi DJ ab 1.000 €

Hotelzimmer für die Gäste: Diese werden meist komplett von den Gästen bezahlt. Im 4* Segment liegt ein Doppelzimmer mit Frühstück meist zwischen 120 und 180 €.

Nehmen wir als Beispiel eine komplette Feier mit 70 Gästen und einem klassischen Ablauf kalkuliert mit Durchschnittswerten:

  • 14:00 – 14:30 Uhr Standesamtliche Trauung 450 €
  • 14:30 – 15:00 Uhr Empfang 560 €
  • 15:00 – 18:00 Uhr Nachmittag mit Kaffee und Kuchen 1.050 €
  • 18:00 – 21:00 Uhr Abendessen 3.500 € Buffet + 2.800 € Getränke
  • 21:00 – 02:00 Uhr Feier 1.400 € + Long Drinks 1.050 €
  • Raummiete, Möblierung, Service, Blumen- und Tischdekoration  2.200 €
  • Fotograf 1.200 €
  • DJ 1.000 €
  • Hochzeitssuite 160 €
  • Gesamt 15.370 €

Natürlich ist dies nur eine überschlägige Rechnung. Aber wir denken, dass obige Annahmen eine gute Orientierung darstellen für eine erste realistische Einschätzung eurerseits. Wie gesagt, nach oben gibt es kein Limit und preiswerter geht es unterhalb des „4* Niveaus“ natürlich auch.

Unser Tipp: Wenn Budget und Angebot eurer Wunschlocation nicht zusammenpassen, dann ist eine etwas reduzierte Gästezahl vielleicht der bessere Ansatz als bei Umfang oder Niveau der Leistungen Abstriche zu machen.

 

Startschuss

Ihr wisst jetzt wonach ihr sucht? Wunderbar, dann kann es losgehen.

Die meisten von euch werden sicherlich online suchen. Mit den passenden key words werdet ihr schnell eine adäquate Liste an potentiellen Locations generieren. Neben der Google Suche könnt ihr euch auch bei Instagram, Facebook und Pinterest umschauen. Die Top Hochzeitslocations sind auf allen social media channels aktiv.

Die website der Location sollte idealerweise so gestaltet sein, dass ihr schnell erkennt ob Stil und Leistungsumfang euren Vorstellungen entsprechen. Am besten, ihr generiert eine short list von 5 bis 10 Hochzeitslocations und fordert einen ersten Vorschlag an. Wenn ihr folgende Informationen mitsendet, dann hat die Location alle Daten, um einen individuell auf eure Pläne zugeschnittenen ersten Vorschlag zu erstellen:

  • Gewünschtes Datum oder Zeitraum
  • Anzahl der erwachsenen Gäste
  • Anzahl der Gäste unter 18
  • Gewünschte Startzeit der Veranstaltung
  • Trauung (keine, standesamtlich, frei, kirchlich)
  • Mittag- oder Abendessen
  • Tanzfeier (ja oder nein)
  • Anzahl der benötigten Gästezimmer

Jetzt könnt ihr euch zurücklehnen und die Antworten abwarten. Die Rückmeldungen werden euch bereits erste Aufschlüsse geben über die Location. Musstet ihr länger als zwei Tage auf eine Antwort warten? Habt ihr einen individualisierten Vorschlag erhalten oder einfach eine allgemeine Bankettmappe? Passt der Stil zu euch? In anderen Worten, Liebe auf den ersten Blick oder erste Zweifel?

Hier sollten Bauch und Kopf eingeschaltet werden. Manche erwarten Emails mit rosa Hintergrund und kalligraphischer Schrift, andere klare Zahlen und nüchterne Fakten. Ihr wisst, welcher Stil besser zu euch passt.

Aus dem Vorschlag der Location sollte ihr auch ersehen können, ob eure Termin, Budget und andere Vorstellungen grundsätzlich erfüllt werden können. Meist wird die Liste dann bereits übersichtlicher. Fangt am besten mit eurer Lieblingslocation an und vereinbart einen Besuch vor Ort.

 

Das erste Date

Der erste Besuch vor Ort ist meistens der wichtigste Moment für eure Entscheidung über die am besten geeignete Location für eure Hochzeitsfeier.

Nehmt euch Zeit und lasst euch alles zeigen:

  • Alle Räumlichkeiten, die bei eurer Feier zum Einsatz kommen
  • Die WCs (sind immer ein guter Gradmesser für Hygiene, Professionalität und Service Niveau)
  • Die gastronomischen Einrichtungen
  • Die Hotelzimmer

Dann solltet ihr einen guten Eindruck haben, ob eure raumtechnischen Erfordernisse sowie Ansprüche an Stil und Niveau erfüllt werden können.

Außerdem lernt ihr wahrscheinlich das Event Team kennen. Stellt alle Fragen, die euch interessieren und die für eure Hochzeitsfeier wichtig sind, wie zum Beispiel:

  • Wie sieht die Schlechtwetteralternative aus für alle Programmpunkte, die draußen geplant sind
  • Was wird für Kinder geboten (altersgerechte Speisen, Betreuung, Spielzimmer, etc.)
  • Für welche Leistungen (Dekoration, Fotografie, DJ, etc.) sind externe Dienstleister zugelassen
  • Sind die Räumlichkeiten barrierefrei zu erreichen
  • Wie buchen die Gäste ihre Zimmer
  • Wie lange darf gefeiert werden
  • Stehen die Räumlichkeiten exklusiv zur Verfügung

Auch hier gilt es herauszufinden, ob eure Ansprüche an Professionalität und Erfahrung erfüllt werden. Außerdem sollte die Chemie stimmen, ihr also ein gutes Bauchgefühl haben.

Spätestens beim Besuch vor Ort sollte ihr auch Klarheit erlangen, wie viel eure geplante Feier kosten wird. Lasst euch die Kalkulation im Detail erklären. Hier dürft ihr von der Hochzeitslocation absolute Transparenz erwarten und auch einfordern. Lasst euch auch die Preise geben, für Leistungen, welche ihr vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügen möchtet. Außerdem sollte es euch möglich sein, die Kosten für unterschiedliche Gästezahlen genau errechnen zu können.

Hier noch ein paar Tipps zum Vergleich verschiedener Angebote. Manche Locations rechnen Leistungen so wie in Anspruch genommen ab, andere bieten „Komplettpakete“. Schaut bei den Paketen genau hin, was wirklich inklusiv ist. Oft fehlen für euch wichtige Leistungen, die ihr dann teurer hinzubuchen müsst. Dafür zahlt ihr für Leistungen, die ihr vielleicht gar nicht wünscht. Bei Paketpreisen zahlt ihr für jeden zusätzlichen Gast typischerweise den vollen pro Kopf Paketpreis, was nicht der tatsächlichen Kostenstruktur entspricht. Hier könnt ihr für „zusätzliche“ Gäste einen geringeren pro Kopf Paketpreis vorschlagen. Wenn das Angebot euer Budget übersteigt, ihr euch aber in die Location verliebt habt, dann überlegt nochmals, was euch für die Hochzeitsfeier ganz besonders wichtig und wie viele Gäste wirklich teilnehmen sollen. 

Wenn ihr eure Kandidaten alle besucht habt, dann müsstet ihr nun gut vorbereitet sein für eure Entscheidung. Am Besten eine Nacht drüber schlafen und dann gemeinsam eurer Lieblingslocation das Ja-Wort geben.

 

Viel Erfolg

Wir hoffen, dass euch unser Guide dabei hilft, eure Traumlocatiion zu finden. Wenn ihr Fragen oder Kommentare habt, dann schreibt gerne an hochzeit(at)toepferhaus.com!