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Tagungen erfolgreich organisieren - so gelingt Euer Event

Ratgeber Tagung

Um die erfolgreiche Abwicklung einer Tagung sicherzustellen, ist es unerlässlich, die Veranstaltung umfassend zu planen und vorzubereiten. Dabei gilt es nicht nur darum, die perfekte Location zu finden und die Themenschwerpunkte festzulegen. Auch die Verpflegung und das Rahmenprogramm müssen stimmen. Wir erläutern euch in folgendem Leitfaden, was es beim Tagung Planen zu beachten gilt und welche Möglichkeiten euch das Seehotel Töpferhaus bietet..

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Wer plant die Tagung?

Um die Planung einer Tagung von Anfang an in die richtigen Bahnen zu lenken, gilt es zunächst, einen Organisator zu beauftragen. Das kann ein Mitarbeiter sein, in internes Komitee, aber auch ein externer Tagungsplaner. Je größer die Veranstaltung werden soll, desto ratsamer ist es, professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen.

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Wann soll die Tagung stattfinden?

Den ersten Schritt der Vorbereitung bildet das Festlegen des Tagungstermins. Das solltet ihr mindestens ein halbes Jahr im Voraus erledigen, damit ausreichend Zeit für das Planen und Organisieren bleibt. Feiertage und Ferien eignen sich als Veranstaltungszeitpunkt weniger, da viele potenzielle Teilnehmer für diese Zeiträume schon Reisen und andere private Unternehmungen eingeplant haben. Habt ihr eine Entscheidung getroffen, ist es ratsam, den vorgesehenen Gästen eine Vorankündigung zu senden, damit diese den Termin nicht anderweitig verplanen.

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Welche Location passt zur Tagung?

Je größer die Teilnehmerzahl ist, desto früher solltet ihr die Tagungslocation auswählen und buchen. Besonders beliebte Locations sind oft über Monate hinweg ausgebucht.

Welcher Tagungsort am besten passt, hängt von mehreren Faktoren ab. Eine nicht unerhebliche Rolle spielt das verfügbare Budget. Sobald dieses bekannt ist, könnt ihr konkrete Angebote in der entsprechenden Preisklasse näher in Augenschein nehmen. Wichtig dabei ist, dass die Location neben ausreichend Kapazitäten für die geplante Gästeanzahl auch die benötigte technische Ausstattung bereitstellen kann.

Ein Tagungshotel, das sowohl als Tagungslocation als auch zum Übernachten genutzt werden kann, ist in den meisten Fällen die beste Wahl. In aller Regel verfügen diese Örtlichkeiten über eine gute Verkehrsanbindung und genügend Parkmöglichkeiten.

Unser Hotel erreichen Sie schnell und bequem über die A7. Parkplätze sind in ausreichender Zahl vorhanden. Mit unseren Tagungsräumen und unserem Freiluft-Tagungstipi auf der Seewiese können wir Veranstaltungen mit bis zu 100 Teilnehmern umsetzen. Für die Unterbringung stehen 47 Hotelzimmer mit 94 Betten zur Verfügung.

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Wie soll das Tagungsprogramm aussehen?

Die Ziele und die groben Themenschwerpunkte stehen in aller Regel schon im Anfangsstadium der Tagungsplanung fest. Auf dieser Grundlage gilt es, fachkundige Redner zu finden, die die Veranstaltung mit interessanten Vorträgen bereichern können. Damit die einzelnen Beiträge nicht einfach trocken hintereinanderstehen, empfiehlt sich außerdem die Buchung eines Keynote-Speakers. Dieser Hauptredner stimmt die Teilnehmer auf das Thema ein, sorgt zwischendurch für Auflockerung, verbindet sperrige Themenkomplexe und hilft den Zuhörern spielerisch über das "Mittagstief" hinweg.

Handelt es sich um eine wissenschaftliche Tagung, sollte der sogenannte Call for Papers einige Monate vor dem Tagungszeitpunkt stattfinden. Dieser Aufruf enthält Angaben zum Themenspektrum der einzureichenden wissenschaftlichen Arbeiten und zu den Anforderungen an das Format sowie Informationen zum Weg und zur Frist der Einreichung. Sind genügend Antworten eingegangen, solltet ihr die Referate inhaltlich aufeinander abstimmen und festen Anfangs- und Schlusszeiten definieren.

Ebenfalls wichtig ist das Festlegen von Pausenzeiten. Schließlich wollen die Gäste nicht nur zuhören, sondern sich auch über die neu erhaltenen Informationen austauschen können.

Je detaillierter ihr den Tagesablauf plant und kommuniziert, desto störungsfreier wird eure Tagung ablaufen. Letztlich solltet ihr euch aber im Klaren darüber sein, dass immer etwas Unvorhergesehenes passieren kann. Bleibt in diesem Fall ruhig und versucht, souverän zu reagieren. Je humorvoller ihr selbst das Ganze nehmt, desto unaufgeregter gehen auch die Teilnehmer mit Störungen und Fehlern um.

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Wer kümmert sich um das leibliche Wohl der Gäste?

Mit knurrenden Magen fällt es schwer, sich zu konzentrieren und effektiv zu arbeiten. Deshalb gehört das Bereitstellen eines guten Speise- und Getränkeangebotes zu den wichtigsten Organisationspunkten. Je nach Länge der Veranstaltung solltet ihr mehrere Essenszeiten einplanen. Beginnt die Tagung früh am Morgen, sollte frühzeitig eine Kaffeepause stattfinden. Zur Mittagszeit empfiehlt sich ein gemeinsames Essen und nachmittags eine weitere kurze Pause, bei der kleine Snacks gereicht werden.

Das Budget für das Catering richtet sich in aller Regel nach Gästezahl. Diese solltet ihr dem Catering-Service möglichst früh mitteilen, damit dieser die Kosten exakt kalkulieren kann. Erkundigt euch außerdem, ob eine nachträgliche Aufstockung möglich ist, falls die Anzahl der Teilnehmer sich durch späte Zusagen erhöht.

Legt euch nicht auf den erstbesten Anbieter fest, sondern vergleicht die verschiedenen Catering-Services miteinander. Lasst euch hierzu jeweils ein Angebot entsprechend der folgenden Rahmenbedingungen erstellen:

  • Wie viele Personen erwartet ihr?
  • Sollen auch alkoholische Getränke angeboten werden?
  • Soll es ein serviertes Menü, ein Buffet oder ein Flying-Buffet geben?
  • Benötigt ihr Tischwäsche und Geschirr?


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Das Rahmenprogramm als Kirsche auf der Torte

Zwar dient eine Tagung in erster Linie der Information und der Präsentation interessanter Neuigkeiten und Forschungsfragen, doch sollte dabei auch die Unterhaltung nicht zu kurz kommen. Nur mit ausreichend Pausen, auflockernden Elementen und Entspannungsmöglichkeiten zwischen den einzelnen Vorträgen könnt ihr sicherstellen, dass die Teilnehmer während des gesamten Tages aufnahmefähig und aufmerksam bleiben.

Klassische Varianten wären ein Rundgang durch die Tagungslocation, der Besuch einer Sehenswürdigkeit oder eine Stadtführung. Weitere Möglichkeiten sind Musik-Acts, Artisten oder ein Kabarett. Bei diesen Optionen solltet ihr jedoch bedenken, dass eure Gäste ohnehin schon den ganzen Tag sitzen und sich vielleicht doch lieber etwas bewegen möchten. Alternativ haben viele Locations auch Aktivprogramme im wie Kreativkurse, Boccia, Kegeln, Wanderungen, Schnuppergolfen oder Bogenschießen im Angebot.

Grundsätzlich sind euch bei der Auswahl des Rahmenprogramms kaum Grenzen gesetzt. Folgende Überlegungen solltet ihr aber dennoch vorher anstellen:

  • Erfordert die Teilnehmerzahl eine Einteilung in Gruppen oder Alternativangebote?
  • Passt das Rahmenprogramm zur Altersstruktur der Teilnehmer oder empfehlen sich verschiedene Programme für die jeweiligen Altersgruppen?
  • Ist ein Bustransfer der Shuttle-Service erforderlich und lässt sich dieser ggf. auch realisieren?
  • Ist das Begleitprogramm kostenpflichtig? (Nur zu empfehlen, wenn die Teilnehmer vorher informiert werden und es kostenlose Ausweichangebote gibt.)
  • Sind Vorbereitungen seitens der Teilnehmenden notwendig?

Soll das Rahmenprogramm eine Überraschung werden, achtet unbedingt darauf, dass die Gäste problemlos in ihrem Tagungsoutfit daran teilnehmen können. Ihr solltet also nichts planen, wo die Kleidung Schaden nehmen kann oder sich anschließend ein unangenehmer Schweißgeruch in der Veranstaltungslocation verbreitet.

Je nach Umfang des Begleitprogramms kann sich die Planung als sehr aufwendig erweisen und organisatorisches Geschick erfordern. Nutzt daher die Gelegenheit, auf die Erfahrungswerte des Veranstalters vor Ort zurückzugreifen.

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Nach der Tagung ist vor der TagungNach der Tagung ist vor der Tagung

Es ist geschafft - die Tagung ist vorbei. Jetzt empfiehlt sich eine detaillierte Nachbereitung, damit euch die Planung des nächsten Events noch besser von der Hand geht.

Idealerweise macht ihr euch schon während der Veranstaltung Notizen zu allem, was euch besonders gelungen erscheint oder wo ihr Verbesserungspotenzial seht. Zudem ist es ratsam, ein Feedback von den Tagungsgästen einzuholen, beispielsweise im Rahmen des Dankschreibens. Bedanken solltet ihr euch unbedingt auch bei den Referenten, den Betreibern der Veranstaltungslocation, dem Caterer und allen anderen Dienstleistern, die an der erfolgreichen Realisierung eurer Tagung beteiligt waren.

Stellt euch auch die Frage, ob das Budget ausgereicht hat. Traten bei der Budgetaufteilung Probleme auf, müsst ihr den finanziellen Rahmen nächstes Mal höher ansetzen oder beim Programm oder der Location Abstriche in Kauf nehmen. Sofern Ihr mit dem Tagungsort, der Verpflegung und de weiteren Serviceleistungen zufrieden wart, solltet ihr die entsprechenden Kontakte für das nächste Mal speichern.

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FAQs

Wie viel kostet eine Tagung?

Der Preis richtet sich einerseits nach der von euch gewählten Location, andererseits aber auch nach euren Wünschen. Plant ihr lediglich eine Halbtagesveranstaltung ohne großartiges Nebenher, wird das Ganze natürlich günstiger als bei einem mehrtägigen Kongress mit Vollverpflegung, Übernachtungsmöglichkeiten und Rahmenprogramm.

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Wie läuft eine Tagung ab?

In aller Regel beginnt eine Tagung mit einer Einführungsrede. Im Anschluss folgen verschiedene Präsentationen und Vorträge zur Thematik, bevor ein Moderator die Podiumsdiskussion einleitet. Zwischendurch gibt es Kaffee- und Essenspausen und kleinere Programmpunkte, die für Auflockerung sorgen. Insbesondere mehrtägige Events werden oft durch ein Rahmenprogramm abgerundet, das Exkursionen, gemeinsame Aktivitäten, Kulturbeiträge und anderweitige Möglichkeiten zur Geselligkeit bietet.

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Welches Rahmenprogramm ist möglich?

Die Auswahl reicht vom Besuch von Sehenswürdigkeiten und Stadtrundfahrten über Konzert- und Kabarettbesuche bis hin zu Kreativkursen und sportlichen Aktivitäten. Sucht ihr beispielsweise nach einem Ausgleich für das lange Sitzen während der Vorträge, bietet unser Tagungshotel unter anderem folgende Möglichkeiten:

  • Morning Routines
  • Waldspaziergang
  • Stand-up-Paddling
  • Floßbau
  • Kanu-Touren
  • Barbecue
  • Lagerfeuerabend
  • Bogenschießen


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Welchen Vorlauf benötigt eine Tagung?

Die Vorlaufzeit richtet sich vor allem nach der Art und Größe der Veranstaltung. Eine Tagung mit bis zu 100 Teilnehmern könnt ihr notfalls innerhalb weniger Wochen vorbereiten. Um euch unnötige Hektik zu ersparen, empfiehlt sich jedoch ein Vorlauf von mindestens drei Monaten. Bei 200 bis 800 Teilnehmern solltet ihr mindestens sechs bis zwölf Monate im Voraus planen. Wird die Veranstaltung noch größer, rechnet mit einer Vorbereitungsphase von zwei, wenn nicht sogar drei Jahren.

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Wie lange dauert eine Tagung?

Auch wenn der Name etwas anderes suggeriert, dauern die meisten Tagungen länger als einen Tag. In der Regel beginnt der obligatorische Teil gegen 9:00 Uhr und endet gegen 17:00 Uhr. Das Rahmenprogramm kann aber durchaus bis in den späten Abend hinein gehen.

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